Drive meaningful change

Wil jij werken in een snelgroeiend, internationaal farmaceutisch bedrijf waar jij het eerste aanspreekpunt bent voor klanten? Heb jij een servicegerichte houding en heb jij punctualiteit en kwaliteit hoog in het vaandel staan? Kun je aantoonbaar zelfstandig werken? Dan is dit misschien wel de baan voor jou!

Get a glimpse of our world

Op onze locatie in Alkmaar werken zo’n 70 werknemers in verschillende teams. Als Office & Facility Assistant zal jij met alle werknemers te maken krijgen wanneer er vragen zijn over de ontvangst van gasten, de voorraad van kantoorartikelen of boodschappen, of ontvangst van brieven en pakketten. Je zal nauw samenwerken met de Office & Facility Manager en aan haar rapporteren. Tevens hebben wij een locatie in Amsterdam waar onze Business Development team – bestaande uit acht collega’s - werkzaam is.

Are you ready to embark on this journey with us?

Als Office & Facility Assistant ontvang en verwelkom jij gasten en klanten op onze locatie in Alkmaar. Je zorgt ervoor dat de faciliteits- en vergaderruimtes er netjes en verzorgd uitzien en beheert de voorraad van kantoorartikelen en boodschappen. Tevens steun je de Office & Facility Manger met alle administratieve en operationele taken rondom het beheren van het pand en de relaties die wij hebben met klanten en leveranciers.

In deze functie zal jiji:

• Gasten verwelkomen en accommoderen.
• Inkomende telefoontjes afhandelen.
• Zorg dragen voor de ontvangstruimte en vergaderruimtes voor aangekondigde gasten (netjes maken, voorzien van eten/drinken).
• Ervoor zorgen dat de faciliteit ruimtes (receptiehal, parkeerplaats, kantine) netjes en opgeruimd zijn.
• Zelfstandig eenvoudige facility-projecten uitvoeren, zoals de aankleding van werkruimtes).
• Verantwoordelijk zijn voor de inventaris van kantoorartikelen en boodschappen (voor beide locaties).
• Bestellen van uiteenlopende artikelen voor intern gebruik, inclusief contact met leveranciers, voorraadbeheer en het bewaken van tijdige levering.
• Keukenapparatuur onderhouden à vaatwasser uitruimen, koffiemachine regelmatig schoonmaken en onderhoudsbeurten inplannen.
• Ondersteunen bij het organiseren van evenementen als de Friday socials en het kerstfeest.
• Verantwoordelijk zijn voor het regelen van de zakenreizen van werknemers, inclusief de taxi van en naar kantoor, hotelreserveringen en vervoer.
• Facturen en binnenkomende en uitgaande e-mails beheren.
• Aanspreekpunt zijn voor vragen over facturen (van zowel leveranciers als Abacus collega’s).
• Duurzaamheids- en energierapporten bijhouden.
• Verantwoordelijk zijn voor uitgaande post en verzendingen, en inkomende post ontvangen en sorteren.
• Kasgeld bijhouden en de maandelijkse kas opmaken.

Fuel for your success in the role

Voor deze positie zoeken wij iemand die uitstekende communicatieve vaardigheden bezit en een proactieve en behulpzame houding aanneemt in zijn/haar werk. De ideale kandidaat is iemand die zelfstandig en accuraat kan werken. Je houdt ervan om administratieve taken te verrichten en houdt je aan afgesproken deadlines.

Tevens verwachten we dat jij:

• Minimaal een MBO denkvermogen hebt.
• De Nederlandse en Engelse taal goed beheerst – zowel schriftelijke als verbale communicatievaardigheden.
• Minimaal 1 jaar werkervaring hebt in een vergelijkbare functie.
• Bekwaam bent met Outlook, Word, en eventueel Excel.

Would you like to know more about us?

If you want to apply for the position, please follow the link and attach your CV and cover letter.

Interested?

Follow us on Instagram and LinkedIn and get an insight into everyday life at Abacus Medicine. For job openings, check our Career page.

Moving Healthcare. Moving You.

In Abacus Medicine Group, you’ll experience the power of Moving Healthcare. With our change mindset, we're moving the industry and improving healthcare as we broaden access to medicine.

But it's not just about moving healthcare, it's about Moving You. You’ll be part of a caring community of more than 1,500 people across the World. With us, you will be valued, empowered, and have a direct impact on driving change. Let's access the future of medicine and make a difference together. Your move.